Google Fogli: 5 motivi per cui la tua azienda dovrebbe provarlo.

Quando si tratta di analisi dei dati, è facile cadere nella routine. Ma non importa quanto tu ne sai di formule o tabelle pivot, le superbe funzioni di Google Fogli ti aiutano a lavorare meglio facendoti risparmiare un sacco di tempo.

Lo sai che i dipendenti trascorrono in media fino a otto ore alla settimana nella ricerca e nel capire la lettura delle informazioni? Cosa accadrebbe se l’azienda impiegasse questo tempo nella reale attività produttiva invece di perderla?
Google ha progettato strumenti basati su cloud, come Google Fogli, per semplificare la rapida organizzazione e analisi delle informazioni in un’unica posizione. Ecco cinque motivi per cui dovresti provare ad utilizzare Google Fogli.

1. I tuoi dati rimangono sempre aggiornati in Google Fogli.

Lavorare nel cloud significa che i tuoi dati possono facilmente rimanere aggiornati. Infatti le informazioni vengono, ad esempio, salvate automaticamente durante la digitazione. Questo significa che non dovrai preoccuparti di salvare il tuo file più volte durante l’arco della giornata. Oppure salvare diversi file con le versioni per tornare indietro, come stai probabilmente facendo ora.

Se hai un team di più persone possono collaborare in tempo reale dal proprio telefono, tablet o computer (online e offline) e creare così un’unica fonte di verità per i progetti, come un budget trimestrale.

Hai bisogno di una vista personalizzata? Nessuna difficoltà per Google Fogli. Puoi guardare gli stessi dati dei tuoi colleghi senza interrompere la visualizzazione, ordinare le informazioni in un ordine specifico o nascondere i fogli che non hai bisogno di vedere. E se sei preoccupato che gli altri facciano modifiche ai tuoi dati, puoi proteggere le celle e il tuo Foglio impostando le impostazioni di condivisione personalizzate.

Come già anticipato non devi preoccuparti del controllo della versione. Puoi vedere le modifiche o tornare alle versioni precedenti in File> Cronologia versioni o facendo clic su “Tutte le modifiche salvate in Drive” nella parte superiore del foglio.

2. Puoi utilizzare l’intelligenza artificiale di Google per velocizzare l’analisi.

Google Fogli ha già integrato l’intelligenza artificiale del “Machine Learning” di Google. Per cui può aiutarti alla grande quando si tratta di un’analisi dei dati. Puoi fare una domanda sui tuoi dati e i fogli restituiranno una risposta utilizzando l’elaborazione del linguaggio naturale.
Poi creare anche grafici automaticamente o ti può suggerire formule e creare tabelle pivot per te.

Se sei un guru dei dati e desideri compiere un’ulteriore analisi puoi sincronizzare i fogli con BigQuery per analizzare le informazioni rispetto a set di dati di grandi dimensioni.

3. Puoi aiutare a proteggere i tuoi dati.

Google ha sviluppato funzionalità di sicurezza in G Suite per aiutarti a gestire le informazioni aziendali più sensibili, e Fogli non fa eccezione.

Facendo clic su “Condividi” nell’angolo in alto a destra del foglio si determina le impostazioni di accesso per i singoli membri del team. In questo modo puoi settare di chi può visualizzare, modificare o commentare i tuoi documenti.
Ulteriori controlli IRM (Information Rights Management) consentono di disabilitare facilmente le opzioni per scaricare, copiare o stampare fogli di calcolo e perfino di impostare le date di scadenza se è necessario sospendere l’accesso alle informazioni. Gli amministratori hanno anche il potere di limitare la condivisione dei file all’interno di un’organizzazione o ai domini di whitelist. Per cui puoi chiedere al tuo CED di impostare che qualsiasi file dell’azienda può essere condiviso solo all’interno dell’organizzazione. In questo modo blocchi la condivisione all’esterno dei file della tua azienda.

4. Puoi lavorare nel modo in cui sei abituato a lavorare.

Google ha capito che tu hai bisogno di strumenti che non interrompano i tuoi processi di lavoro, specialmente se sei abituato a lavorare in un certo modo.
Ecco perché ha messo a punto delle funzionalità utilizzate dai team:

• Iniziamo con le funzioni. Puoi utilizzare centinaia di funzioni con le quali sei abituato a lavorare, come VLOOKUP, SUMIFS e IPMT. Abbiamo anche creato funzioni uniche su fogli per aiutarti a raggruppare i numeri in nuovi modi, ad esempio: FILTER per organizzare rapidamente un foglio di calcolo in base a un input, QUERY per estrarre risultati specifici da un set di dati centrale o GOOGLEFINANCE per ottenere i dati direttamente da Google Finanza. Al di fuori delle funzioni, puoi anche creare tabelle pivot per analizzare i tuoi dati (o lasciare che Sheets lo faccia per te ).
• Parliamo di organizzazione? Cella a colori che utilizza la formattazione condizionale , crea elenchi a discesa con convalida dei dati o blocca le intestazioni nella parte superiore del foglio per rendere i tuoi dati più adatti alla presentazione. Una volta che i tuoi dati sono organizzati, puoi visualizzarli in grafici a torta, a barre e a linee.
• Modifiche al volo. I fogli sono disponibili online e offline, nonché sui browser Web desktop e Android e iOS , il che significa che i tuoi team non devono smettere di lavorare durante i viaggi di lavoro o quando il Wi-Fi non funziona. Possono accedere da qualsiasi dispositivo che abbia un semplice programma per navigare, senza dover acquistare una costosa licenza software da installare.

5. È possibile automatizzare i processi.

Quando le informazioni si trovano in un’unica posizione, è più semplice automatizzare i processi. Ad esempio, supponiamo che sia necessario ordinare delle nuove forniture per il tuo ufficio e tu sei la persona incaricata alla raccolta delle richieste dei tuoi colleghi. Invece di inviare delle e-mail avanti e indietro per coordinare gli acquisti, puoi utilizzare le app di G Suite. 

È possibile importare le risposte di un modulo online in un foglio per tenere traccia delle richieste. Se il tuo Foglio è condiviso con le parti interessate in merito alle richieste, questi possono vedere e approvare le richieste in un unico punto: in Google Fogli.
Ecco! Niente più trenini di e-mail inutili.

Ci sono un sacco di modi in cui puoi automatizzare attività banali o accelerare i flussi di lavoro. Lascia che i dati guidino le tue decisioni aziendali.
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Credit: Google G Suite Blog